Att introducera nya medarbetare på ett effektivt sätt är avgörande för att säkerställa en smidig integration och en snabbare produktivitet. Onboarding, eller introduktion av nyanställda, är en viktig process som företag bör hantera noggrant. Här presenterar vi en omfattande checklista för onboarding, som hjälper dig att skapa en positiv och professionell upplevelse för dina nya medarbetare.
Vad är onboardning?
När vi talar om onboarding syftar vi på den process där nya anställda introduceras och integreras i företaget. Det är en kritisk tid där de får lära känna företagets kultur, rutiner och förväntningar. En effektiv onboarding-process främjar inte bara snabbare produktivitet utan skapar också en känsla av tillhörighet och engagemang hos de nyanställda.
Att ha en välplanerad onboarding-process ger flera fördelar för både arbetsgivare och nyanställda. Den främsta är att det hjälper de nya medarbetarna att snabbt förstå sina arbetsuppgifter och bidrar till att korta ner startsträckan och därmed snabba på produktivitetsnivå. Man ser också tydligt att en välkomnande och informativ onboarding-process skapar en positiv arbetsmiljö och bidrar till ökat medarbetarengagemang, vilket isig minska risken för att nyanställda lämnar sina positioner tidigt. Utöver det främjar en bra onboarding en känsla av tillhörighet genom att hjälpa medarbetarna att integreras i företagskulturen och arbetsgruppen.
Onboarding börjar innan anställningen
Att påbörja onboardningen innan din nya medarbetare ens har börjar sin anställning är en strategi som kan ge många fördelar och skapar en positiv inledande upplevelse för den nyanställde. Det är även en perfekt strategi att använda för sin Employer Brandning, som du kan läsa mer om här. Redan när ni kommit överens och avtalet är signat kan er onboarding starta.
Välkomstpaket och Information
Skicka ett välkomstpaket eller välkomstbrev som innehåller företagsinformation, profilprodukter, en översikt över företagskulturen och värderingar, samt praktisk information som kontorsplats, parkeringsanvisningar och närliggande faciliteter.
Förhandsinformation om arbetsplats
I förväg kan ni ge information om den nyanställdas arbetsplats, inklusive dator, telefon och annan utrustning. Detta ger dem möjlighet att förbereda sig och känna sig redo för sitt första arbetsdag.
Introduktion till Kollegor
Skicka en presentation eller korta bios om den nya kollegan till övriga medarbetare i gruppen, eller företaget beroende på storlek på ert företag. Detta hjälper kollegorna att känna sig mer bekanta med sina kollegor i förväg.
Digitala Möten och Introduktioner
Anordna virtuella möten eller videointroduktioner där den nyanställde kan träffa sina framtida kollegor och chefer. Detta skapar en tidig känsla av gemenskap och inkludering. Har ni exempelvis en gemensam sittning som kan vara av intresse för den nyanställde att ta del av redan innan sin första dag, bjud med hen.
Förväntningar och arbetsuppgifter
Om detta inte redan är gjort under rekryteringsprocessen är det hög tid att tydliggöra förväntningarna och arbetsuppgifterna i förväg så att den nyanställde har en bättre förståelse för vad som förväntas och kan förbereda sig inför sin anställning.
Teknisk Onboarding
Tillhandahåll teknisk onboarding-information i förväg, inklusive information om företagets IT-system, e-post och andra digitala plattformar. Detta ger den nyanställde tid att bekanta sig med de verktyg de kommer att använda.
Utbildningsmaterial
Även om du inte kan kräva att din nya medarbetare ska lägga ner tid på utbildning innan anställningen har startat kan det vara bra att tillhandahåll relevant utbildningsmaterial i förväg, såsom handböcker, policydokument och andra resurser som kan hjälpa den nyanställde att förbereda sig för sitt nya arbete.
Genom att genomföra dessa åtgärder skapar du en mer genomtänkt och engagerande introduktion för den nyanställde, vilket kan bidra till en positiv inledning på deras anställning. Det visar också på omsorg och förberedelse från företagets sida, vilket kan stärka den övergripande arbetsplatskulturen.
Onboarding - Checklista
1 - Välkomstinformation
Placera en välkommen till jobbet blomma på arbetsplatsen
Skapa en välkomstmanual eller presentation som ger en översikt över företaget, dess historia, värderingar och mål. Denna kan med fördel även innehålla organisationens struktur.
och presentera nyckelpersoner inom företaget.
2 - Presentaionsrunda
Presentera nyckelpersoner för den nya medarbetaren.
Gör en rundvandring på arbetsplatsen för att visa de viktigaste faciliteterna.
3 - Arbetsplats och utrustning
Presentera företagets arbetsrutiner och processer för att underlätta smidig arbetsgång.
- Informera om internkommunikationssystem och arbetsflöden.
4 - Introduktion av arbetsprocesser
Presentera företagets arbetsrutiner och processer för att underlätta smidig arbetsgång.
Informera om internkommunikationssystem och arbetsflöden.
5 - Lunch med kollegor
Bjud med nya kollegan på lunch tillsammans med gruppen.
6 - Möten med kollegor
Ordna möten med olika avdelningar för att underlätta nätverksbyggande.
Ge en översikt av företagets pågående projekt och mål.
7 - Mentorskap
Koppla den nyanställde med en mentor eller buddy. Detta ger dem en kontakt person och en resurs för att ställa frågor och få stöd från.
8 - Utbildning och utveckling
Planera och genomför relevanta utbildningsprogram för att förbättra de nya medarbetarnas färdigheter.
Diskutera möjligheter till framtida utveckling och karriär inom företaget.9 - Följ upp och Utvärdera
Skapa en strukturerad uppföljningsplan för att se till att de nya medarbetarna trivs och integreras väl.
Genomför utvärderingar för att samla feedback och förbättra onboarding-processen.Genom att implementera dessa steg i din onboarding-process kan du säkerställa en smidig övergång för dina nya medarbetare och skapa en positiv första upplevelse på arbetsplatsen.
Onboarding är en investering i både företagets och de nyanställdas framgång. Genom att skapa en välstrukturerad och engagerande introduktion kommer du inte bara att underlätta den inledande övergångsperioden utan också stärka lojaliteten och engagemanget hos dina medarbetare på lång sikt.
Ta kontroll över din onboarding-process och se till att den blir en nyckelfaktor för framgång i din organisation. Genom att investera tid och resurser i rätt introduktion skapar du en stark grund för en produktiv och harmonisk arbetsmiljö.
